「作業日報・業務日報を円滑に」［WideOffice活用事例］

■作業日報・業務日報の必要性

日報は上司への報告や周囲への情報周知が主な目的だと思いますが、何故それが必要なのでしょうか？

それは「目標達成」のためです。
「目標達成」のために自己管理が徹底できれば良いのですが、なかなかそうはいきません。
また、業種によって様々ですが情報伝達は業務の円滑化にとって必須要件です。

• ・1日の業務内容と成果を報告
• ・1日の報告・連絡・相談事項を通達

大きな目標に対しての1日の動きでも良いですし、1日のノルマ（目標）に対しての報告でも良いと思います。

そして、「誰の何のために書くのか」ということを再度考えてみてください。
「日報を書く本人のため」ということを意識できるようになることが良い日報活用のスタートラインです。

■作業日報・業務日報の課題

職種や業種によって様々なので、一般的なことにはなりますが、

• ・管理者の（満足の）ために書いている
• ・その管理者はろくに読んでいない
• ・日報を書くのに時間がかかりすぎる

やはり課題やデメリットとしては、日報を有効活用できていないことや日報の作成に時間をかけすぎていることが多いようです。

WideOfficeの作業日報・業務日報の特徴

1. フォーマットは部署（グループ）毎に自由に設定できる
2. 日報をメールで送信することができる
3. 作業記録で入力された内容が日報に自動的にインサートされる
4. CSVファイルに日報をエクスポートできる
5. 日報に添付ファイルも付けられる（数字的な報告はエクセルで）

日報のフォーマット（テンプレート）はテキスト形式です。
管理画面から自由にフォーマットを作成でき、個人設定でフォーマットを選択できます。
営業用、現場用、総務用など用意すると良い運用ができます。
これはフォーマットのサンプルです。

---------------------------------------------------------------------------------------------
●本日の気づき／得た知識／自己啓発事項
●報告相談事項
●売上アップに向けた行動・考察
●一日を通しての感想
●本日のその他の業務
●本日の作業内容　※作業内容は作業記録から自動で入ってきます
---------------------------------------------------------------------------------------------

■日報はスピーディーに

作業記録で入力した内容が日報にも自動的に反映されるので、作業内容を改めて記入する手間はなくなります。
※作業記録についてはこちらをご覧ください。
日報に何十分もかけたりするのは、時間の浪費と言えます。そうならないよう運営側もフォーマットや方針を工夫する必要はあります。

■作業日報・業務日報の活用について

日報はWideOfficeの画面で見ることもできますが、メールで送信する機能が便利です。
メーリングリストに送信して、社員全員あるいはグループでシェアしても良いですし、上司だけに送信しても良いです。

毎日メールで飛んでくるので、既読率も高くなります。
管理者の方は日報を読んだら是非リアクションをしてください。
会議等で役立てても良いと思います。

こちらも合わせてご覧ください 【作業日報：機能紹介】