「作業記録・業務記録が役に立つ」［WideOffice活用事例］

■作業記録・業務記録をつけるメリット

• ・サポート記録（履歴）など他のスタッフと情報共有ができる（ナレッジマネジメント）
• ・見積の積算工数と実際の工数の差が把握できる（工数オーバーの原因究明に役立つ）
• ・見積書作成時にその事前打ち合わせで何時間費やしたか分かるので、営業経費の算出に役立つ
• ・顧客毎にどれだけの時間を何に費やしたか一目瞭然
• ・社員毎にどれだけの時間を何に費やしたか一目瞭然
• ・評価基準を設定することで、査定にも使える

■作業記録・業務記録をつけるデメリット

• ・記録をつけるのが面倒

デメリットはこれに尽きるのではないでしょうか。面倒な作業記録をつけているのにそれが活用されていないとなるとさらに嫌になると思います。

「作業記録・業務記録」はメリットにもあげたように工数管理・生産性向上・情報共有・顧客満足度向上など多くの有益な情報の元になります。 社長をはじめとする経営者は、そのことを理解されている方も多く「作業記録・業務記録」をつけることを社員に指示しますが、なかなか長続きしません。

そこで「いかに簡単にスピーディーに入力できるか？」という課題に直面します。

WideOfficeの作業記録では、この課題解決に取り組みました。

• 1. 作業内容を部署や課毎に作業内容をマスタ化
• 2. 作業区分を設定し、作業内容を紐付ける
• 3. 業務区分を設定し、作業区分を紐付ける

この設定項目のお陰で上記のようにワンクリックで何の作業をやったかを登録できるようになりました。

作業記録での入力必須項目は、作業内容の選択だけです。
※作業日時も必須項目ですが、初期値で現在の日時が入力されています。
ただ、有効な情報にしていくには、作業工数（時間）、顧客名、件名くらいは入力しておきたいところです。それでもそんなに入力時間はかかりません。

「記録をつけるのが面倒」というところを最大限簡素化して、負担を減らしました。
お陰様で「だいぶ楽になった」との声を聞くようになりました。

作業記録・業務記録の情報活用について

メリットの項目であげたことのように活用できないと意味がありません。
WideOfficeでは下記の機能ですばやく活用できます。

• ・期間、顧客名、業務区分、作業内容、部署、個名などで情報を絞り込みできる
• ・絞り込んだ情報をCSVでエクスポートすることができる

そして、このCSVデータの活用こそが肝になります。
様々な分析方法はあると思いますが、簡単な方法ですとCSVファイルをエクセルに取り込んで、「ピボットテーブル」を作成するだけです。
「ピボットテーブル」を使ったことが無い人でも一度やり方が分かってしまえば、30秒くらいの作業です。
サンプルをこちらにおいておきます。

こうしたデータを社内ミーティングや査定にご活用ください。
あるいは作業のエビデンスとして、お客様に提出するのもありだと思います。

活用方法は会社の数だけあると思いますので、色々工夫して自社にあったやり方を見つけて頂ければ幸いです。

こちらも合わせてご覧ください 【作業記録：機能紹介】